Benutzer & Synchronisierung

Sobald dein Microsoft 365 Konto verbunden ist, gleicht SERGO sich in regelmäßigen Abständen damit ab: Lizenzen, Benutzer und deren Profilbilder. So bleibt die Übersicht im Portal automatisch aktuell, ohne dass du etwas doppelt pflegen musst. Wie oft und was genau übernommen wird, steuerst du unter Meine IT → Integrationen → Microsoft 365 im Reiter Einstellungen.

Verbindung verwalten

Im Reiter Einstellungen findest du oben drei Aktionen:

• Verbindung testen: Prüft nur die Verbindung, ohne eine Synchronisierung auszulösen. Du bekommst sofort eine klare Rückmeldung:
  • „Verbindung erfolgreich" — alles in Ordnung.
  • „Das Client-Secret läuft am … ab" — die Verbindung funktioniert noch, sollte aber bald über Erneut verbinden erneuert werden.
  • „Zustimmung wurde entzogen oder das Client-Secret ist abgelaufen" bzw. „eine erforderliche Berechtigung fehlt" — bitte Erneut verbinden.
• Erneut verbinden: Führt die Freigabe bei Microsoft noch einmal durch. Nötig, wenn eine Berechtigung fehlt oder ein Zugangs-Secret abgelaufen ist. Deine Daten im Portal bleiben dabei erhalten.
• Verbindung trennen: Entfernt SERGOs Zugriff auf dein Microsoft 365. Ab dann wird nichts mehr synchronisiert. Deine Daten in Microsoft 365 bleiben unverändert; bereits importierte Infos im Portal bleiben bestehen, werden aber nicht mehr aktualisiert.

Das erstmalige Verbinden ist unter Einrichten beschrieben.

Wie oft synchronisiert wird

• Automatisch: SERGO synchronisiert in regelmäßigen Abständen im Hintergrund. Den nächsten geplanten Lauf siehst du im Reiter Einstellungen unter „Nächste Synchronisierung".
• Manuell: Über Jetzt synchronisieren stößt du einen Lauf sofort an. Zum Schutz vor Überlastung ist das kurz nach einem Lauf gesperrt; die Oberfläche zeigt dir, ab wann es wieder geht.

Synchronisierungs-Optionen

Die folgenden Optionen liegen unter Einstellungen → Experteneinstellungen. Weil sie das Verhalten von SERGO verändern, sind sie eingeklappt und erst nach einer Bestätigung editierbar. Die Standardwerte passen für die meisten Unternehmen.

• Microsoft 365 Synchronisierung: Liest die Lizenzzuweisungen aus deinem Konto, um Auslastung und mögliche Einsparungen zu berechnen. Ist sie aus, zeigt SERGO nur die über uns bestellten Lizenzen.
• Benutzer verknüpfen: Ordnet Microsoft-365-Benutzer per E-Mail-Adresse deinen bestehenden Team-Mitgliedern zu.
• Team-Mitglieder automatisch anlegen: Für einen Microsoft-365-Benutzer ohne passendes Team-Mitglied legt SERGO automatisch eines an, ohne eine Portal-Einladung zu verschicken.
• Teammitglied-Bild automatisch aus Microsoft übernehmen: Das Profilbild verknüpfter Team-Mitglieder wird bei jeder Synchronisierung aus Microsoft 365 aktualisiert.

Der Lebenszyklus eines Benutzers

Anlegen und verknüpfen

Bei einer Synchronisierung gleicht SERGO die Microsoft-365-Benutzer per E-Mail-Adresse mit deinen Team-Mitgliedern ab. Gibt es zu einem Benutzer noch kein Team-Mitglied und „Team-Mitglieder automatisch anlegen" ist aktiv, wird eines angelegt. Ein so angelegtes Mitglied ist zunächst nur erfasst und hat keinen Portalzugang; den vergibst du bei Bedarf separat über eine Einladung (siehe Team).

Profilbild

Ist „Teammitglied-Bild automatisch aus Microsoft übernehmen" aktiv, gehört das Profilbild eines verknüpften Team-Mitglieds Microsoft 365. Es lässt sich dann im Portal nicht ändern und wird bei jeder Synchronisierung neu übernommen. In der Mitglieder-Ansicht siehst du in dem Fall statt des Bild-Uploads einen Hinweis.

Deaktiviert oder gelöscht (Offboarding)

Wird ein Microsoft-365-Konto deaktiviert oder gelöscht, erkennt SERGO das bei der nächsten Synchronisierung und startet für das verknüpfte Team-Mitglied ein Offboarding:

1. Der Portalzugang der Person wird automatisch entzogen.
2. Auf der Mitglieder-Detailseite erscheint ein Offboarding-Hinweis. Hebe dort die Geräte- und Lizenzzuweisungen auf.
3. Mit Offboarding abgeschlossen bestätigst du, dass alles gelöst ist. Danach kannst du das Team-Mitglied entfernen.

Zugewiesene Geräte und Dateien bleiben erhalten, bis du sie freigibst, damit beim Weggang niemandem etwas verloren geht.

Was SERGO nicht anfasst

SERGO nimmt in deinem Microsoft 365 nur die Lizenzänderungen vor, die du selbst im Portal auslöst. Benutzer, Postfächer oder Gruppen werden nicht ungefragt verändert.